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版本：V14

付款登记

付款条目是指示已为发票付款的记录。

可以针对以下交易进行付款分录。

  • Sales Invoice 销售发票
  • Purchase Invoice 采购发票
  • Sales Order (Advance Payment) 销售订单（预付款）
  • Purchase Order (Advance Payment) 采购订单（预付款）
  • Expense Claim 费用报销
  • Internal Transfer 内部转移

在 ERPNext 中，用户可以通过两个选项获取付款：

  • Payment Entry (Default) 付款条目（默认）
  • Journal Entry 凭证

以下是了解流程的图表：

销售: Payment Sales

采购: Payment Purchase

要访问付款条目列表，请转到：

主页 > 会计 > 应收/应付账款 > 付款分录

1. 前提 ​

也可以直接创建付款条目，然后稍后链接到订单/发票。在创建和使用 Payment Entry 之前，建议先创建以下内容：

  1. Customer
  2. Supplier
  3. Bank Account

如果您遵循销售/采购周期，则需要以下内容：

  1. Sales Order (Advance Payment) 销售订单（预付款）
  2. Purchase Order (Advance Payment) 采购订单（预付款）
  3. Sales Invoice
  4. Purchase Invoice

设置:

  1. Chart Of Accounts 会计科目表
  2. Company公司 (默认账户)

2. 如何创建付款条目 ​

在提交可以进行付款输入的文件时，您会在创建按钮下找到付款选项。

Payment Entry from Sales Invoice

  1. 更改发布日期。
  2. 付款类型将根据您来自的交易进行设置。类型为“接收”、“支付”和“内部转账”。
  3. 伙伴类型、伙伴、伙伴名称将自动获取。
  4. Account Paid To 和 Account Paid From 将按照公司表格中的设置 Company form进行提取。
  5. 支付金额将从发票中获取。
  6. 保存并提交. Payment Entry from SO

2.1 手动创建付款 ​

手动创建的付款条目将没有链接到它的订单/发票。支付的款项将记录在客户/供应商的账户中，并且可以在以后使用付款对账工具 Payment Reconciliation Tool进行对账。

  1. 转到付款条目列表并单击新建。
  2. 选择参与方类型和相应的客户/供应商。
  3. 选择支付至和支付自的银行账户/现金账户。如果是银行转账，请输入支票号码和日期。
  4. 输入支付金额。
  5. 保存并提交。

3. 功能 ​

3.1 设置支付方式 ​

付款方式：输入此项有助于根据使用的付款方式对付款条目进行分类。付款方式可以是银行、现金、电汇等。

提示：在支付方式 Mode of Payment 中，可以设置默认账户。此默认付款帐户将被提取到付款条目中。

3.2 付款自/至 ​

Payment Party

  • 参与方类型：客户、供应商、员工、股东、学生或非政府组织成员。
  • 参与方：为其创建付款条目的特定参与方。
  • 伙伴名称：伙伴的名称，这是自动获取的。
  • 公司银行账户：贵公司的银行账户 Bank Account。
  • 伙伴银行账户: 伙伴银行账户Bank Account。
  • 合同：如果伙伴是一个组织，这里可以存储一个合同对接人。

3.3 会计 ​

Payment Accounts

  • 伙伴余额：当前付款分录中设置的发票中客户或供应商应收或应付的总金额。已付金额将为正数，如果进行了预付款，则为负数。
  • 账户支付自：提交付款时将从中扣除金额的账户 Account。
  • 账户支付至：提交付款条目时将从中添加金额的 CoA 帐户 CoA account。
  • 账户货币：这些账户的货币将按照账户 Account 中的设置获取，不能在此处编辑。要了解有关多种货币交易的更多信息，请访问此页面visit this page。
  • 帐户余额：所选帐户的所有发票的总余额。

支付金额：当前支付条目支付的总金额显示在此字段中。

注意：在进行付款条目时，如果设置了默认银行帐户，将按以下顺序获取：

  • Company form 公司级别
  • Mode of Payment default account 支付方式默认账户
  • Customer/Supplier default bank account 客户/供应商默认银行账户
  • Select manually in Payment Entry 在付款条目中手动选择

3.4 参考 ​

获取未结发票 ​

这可用于使用一个付款条目向多个销售发票付款。创建新的付款条目时，单击“获取未结发票”按钮后，将为该方获取所有未结发票和未结订单。您需要输入“支付金额”才能看到此按钮。从这里可以选择要提取的日期范围和发票。

如果缔约方尚未全额付款，请在“已分配”字段中输入已支付的金额。

如果为客户创建付款条目，付款金额将根据销售发票进行分配。同样，在为供应商创建付款条目时，将根据采购发票分配付款金额。

付款参考表 ​

  • 类型：付款是根据销售订单、销售发票还是日记帐分录进行的。
  • 名称：在此处获取/选择特定的交易 ID。
  • 总金额：该行中一张发票/分录的总金额。
  • 未结：为此发票接收/支付的金额。
  • 已分配：如果已支付金额小于发票金额，则仅已支付金额将分配给在付款条目中获取的发票。可以分批支付，比如有3张金额分别为20、20、20的发票，Paid Amount为60，那么这笔Paid Amount将平分。还可能涉及付款条款 Payment Terms 。

Outstanding Invoice

什么是未分配金额？? ​

当在 ERPNext 中进行付款输入并且支付金额超过发票总额时，它会存储在客户/供应商的帐户中。因此，该金额目前处于“未分配”状态。未分配的金额可用于未来的发票。

例如，您创建了总计 1,000 的销售发票，客户支付了 1,500。将来再次为该客户创建 1,000 的另一张发票时，可以使用之前支付的 500。

3.5 扣除或损失 ​

当针对发票创建付款分录时，实际支付金额和发票未清金额可能存在一些差异。这种差异可能是由于舍入误差或货币汇率变化造成的。您可以在此处设置一个帐户，用于记录此差额。

损失/扣除可以注销。让我们在这里看一个示例，其中支付金额为 25，但分配金额为 30，因为 30 是根据发票收取的金额。在这种情况下，“差异金额”将为 5。由于折扣或货币兑换，可能会出现此差异金额。差异金额需要为 0 才能提交付款条目。这可以使用 Make Difference Entry 按钮进行调整。该金额将在注销账户中进行调整。

Writing Off

3.6 核销 ​

当支付的金额小于分配的金额时，就会发生核销。 IE。剩余金额被视为杂项费用中的损失，或者该金额不会被支付。这被认为是损失。

3.5 提交后 ​

保存并提交付款条目。提交后，未结项将在发票中更新。

Invoice Status Updated To Paid

如果针对销售订单或采购订单创建付款条目，则其中的“预付”字段将更新。针对这些交易创建发票时，付款条目将在该发票中自动更新，以便您可以根据预付款条目分配发票金额。

对于收款，账户过账将按如下方式完成。

  • Debit: Bank or Cash Account 借方：银行或现金账户
  • Credit: Customer (Debtor) 信用：客户（债务人）

For outgoing payment: 对于付款：

  • Debit: Supplier (Creditor) 借：供应商（贷方）
  • Credit: Bank or Cash Account 信用：银行或现金账户

4.其他情况 ​

4.1 多币种支付入口 ​

如果您想维护外币应收/应付账款，则创建外币账户（不同于公司货币）并将其链接到方账户。例如：

Non-standard Currency in Receivable in Customer

ERPNext 允许您以多种货币multiple currency维护账户和发票。如果以对方货币开具发票，则在发票中还输入公司基础货币与对方货币之间的货币汇率。

注意：需要在销售发票/订单中创建并选择一个单独的债务人/债权人帐户，以便货币兑换正常工作。例如，如果客户来自美国，则创建一个名为“Debtors US”的应收账款。

根据该发票创建付款条目时，将获取当前汇率，但您可以在付款时设置货币汇率以匹配您的记录。

单击“设置汇兑损益”按钮以自动添加一行以注销差额。

Exchange Rate in Payment Entry

由于货币汇率一直在波动，因此可能导致付款金额与发票总额之间存在差异。此差额可记入货币汇兑损益金额。

Exchange Gain Loss Ledger

通过创建新的付款条目，付款也可以独立于发票进行。

要了解更多关于管理多币种交易的信息，请访问此页面。visit this page.

4.2 内部转账 ​

内部转账用于在同一公司账户之间转账的情况。例如，如果来自美国的客户使用 PayPal，从 PayPal 向银行账户转账可以视为内部转账。

可以从付款条目管理后续内部转账。

  1. Bank - Cash 银行 - 现金
  2. Bank - Bank 银行 - 银行
  3. Cash - Cash 现金 - 现金
  4. Cash - Bank 现金 - 银行

Internal Transfer via Payment Entry

4.3 管理不同的支付场景 ​

对于未付发票，未付金额 = 总计。创建付款条目时，未结金额中的值将减少。

在大多数情况下，除了零售之外，计费和支付是独立的活动。这些付款有多种组合。这些案例适用于销售和采购。

  • 他们可以提前（100% 提前）。
  • 发货后。交货时或交货后几天内。
  • 提前部分和部分或后交付。
  • 可以为一堆发票一起付款。
  • 可以为一堆发票一起提供预付款（也可以跨发票拆分）。

ERPNext 允许您管理所有这些场景。所有会计分录（总帐分录）都可以根据销售发票、采购发票或预付款的付款分录进行（在特殊情况下，发票也可以通过销售发票进行）。

发票的总未付金额是“针对”（或链接到）该发票的所有会计分录的总和。通过这种方式，您可以在付款条目中组合或拆分付款以管理场景。

4.4 付款分录与日记账分录的区别 ​

  1. 使用日记帐分录需要了解哪个帐户将被借记或贷记。在支付条目中，它在后端进行管理，因此对用户来说更简单。
  2. Payment Entry 可以更有效地管理外币付款。
  3. 可以使用支票打印格式从付款条目打印支票。
  4. 日记账分录仍可用于：
    • 更新账户中的期初余额。
    • 固定资产折旧分录。
    • 用于调整销售发票的贷方通知单和采购发票的借向通知单，以防根本没有付款。

4.5 使用日记帐分录付款 ​

要使用日记帐分录进行付款，请执行以下步骤：

  1. 通过日记帐分录激活付款。转到会计 > 会计主管 > 帐户设置，选中“通过日记账分录付款”框。Enable Payment Entry via Journal ENtry
  2. 在提交可以根据其进行日记账分录的文件时，您会在创建按钮下找到付款。
  3. 保存并提交日记帐分录以根据发票记录付款

5. 相关话题 ​

  1. Payment Request
  2. Payment Terms
  3. Sales Invoice
  4. Purchase Invoice